„Mehr Zeit für Controlling!“ Einsparpotenziale dank optimierter Reportingprozesse

Worst Case Szenario

Die wesentlichen Herausforderungen

  • Verkürzung der Reportingprozesse
  • Reduzierung der Erstellungskosten des regelmäßigen Reportings
  • Befriedigung unterschiedlicher Informationsbedürfnisse verschiedener Empfänger – vom Vorstand über die Unternehmensbereiche bis hin zu den operativen Einheiten
  • Bereitstellung qualitätsgesicherter Informationen
  • Unterstützung der internen interdisziplinären Abstimmungsprozesse

Die Aufgabenstellung

Zeitnahe Bereitstellung qualitätsgesicherter Daten

Der internationale Kapitalmarkt fordert heute von einem modernen Unternehmen, Investoren und Analysten zeitnah mit umfassenden und exakten Informationen zu versorgen. Wert und Wertpotenziale des Unternehmens müssen realistisch eingeschätzt werden. Dies zu gewährleisten, stellt zunehmend eine größer werdende Herausforderung dar.

Zusammenhänge werden komplexer, die Anforderungen umfangreicher und es steht immer weniger Zeit zur Abstimmung und Kommentierung zur Verfügung. Daraus ergeben sich hohe Ansprüche an die regelmäßigen Reportingprozesse.

Als ausführender Verantwortlicher ist es für den Controller erforderlich, sich auf seine wesentlichen Aufgaben der Konzernsteuerung konzentrieren zu können. Dazu gehört auch, dass er sich nicht in komplexe Datenmodelle und in die Technik unterschiedlichster (Vor-) Systeme einarbeiten muss.

Die Arbeit eines Controllers ist häufig von dezentralen Prozessen geprägt. Diese erfordern in der Regel einen erhöhten Abstimmungsbedarf aufgrund unklar oder nicht definierter Schnittstellen.

Die Lösung

Standardisierung und Zentralisierung von Reportingprozessen

Um die formulierten Ziele zu erreichen, muss eine höhere Transparenz durch Standardisierung geschaffen werden. Es werden komplexe Datenmodelle integriert und die Dynamik von Strukturen berücksichtigt. Auf dieser Basis wird ein zentralisierter Prozess etabliert. Er stellt eine hohe Datenqualität sicher und löst nach Bedarf Korrekturprozesse aus. Reportingwerkzeuge und -templates werden von einer zentralen Einheit (Kompetenzteam) gepflegt und bereitgestellt.

Optimierte Prozesse und Prozessverantwortlichkeiten

Optimierte Prozesse und Prozessverantwortlichkeiten

Kompetenzteam

Das Kompetenzteam besteht aus Mitarbeitern, die über umfassende Kenntnis sowohl der diversen Datenquellen und zugehörigen Schnittstellen als auch der fachlichen Zusammenhänge verfügen. Zudem besitzen sie technisches Know-how zur Visualisierung von Reportergebnissen. Das Kompetenzteam stellt die Validität der berichteten Informationen sicher. Speziell entwickelte Qualitätssicherungsreports und -kennzahlen unterstützen diese Aufgabe. Im Fall von inkonsistenten Daten kann der Handlungsbedarf zeitnah identifiziert und abgestimmt werden. Korrekturprozesse können rechtzeitig greifen.

Funktionsweise des gmc² ReportController
Reportingwerkzeug

Ein Werkzeug, das exakt auf die speziellen Anforderungen an Inhalt und Verteilung des Reportings abgestimmt ist, ist der von gmc² entwickelte ReportController. Dessen Nutzungsberechtigung wird aus dem Berechtigungskonzept des allgemeinen Reportingsystems übernommen. In Abhängigkeit der gewünschten Ergebnisse können die Freiheitsgrade, z.B. über Strukturen, Hierarchien, Berichtsanlässe oder Zeiten hinweg definiert werden.

Diese funktionale Beschaffenheit des gmc² ReportController trägt wesentlich zur Effektivität der zentralen Prozesse bei.

Die Besonderheit: Nutzung des gmc² ReportController

Der ReportController ist ein Microsoft Excel Add-In und ermöglicht die automatische Steuerung von selbst erstellten Microsoft Excel-Report-Templates über eine Frontend-Oberfläche. Damit bietet das Programm sowohl Report-Layouts  als auch eine direkte und vereinfachte Analyse- und Auswertungsmöglichkeit von komplexen Datenbankabfragen.

Nach welchen Kriterien diese Reports erstellt werden, ist unter Beachtung von Rahmenbedingungen (einzelne Parameter oder Listen) frei bestimmbar. In den Templates können jegliche Microsoft Excel Funktionen genutzt werden: Diagramme, Pivot-Tabellen, komplexe Summenprodukt-Formeln, indizierte Tableaus, Kreuzverweistabellen, VBA etc. sind möglich.

Um mit den Templates zu arbeiten, sind nur geringe IBM Cognos TM1- und Microsoft Excel Kenntnisse notwendig. Deshalb können sie vom jeweiligen Controller einfach erstellt und angepasst werden. Die Mehrfachnutzung von Templates für verschiedene Fragestellungen und Reportinganlässe wird durch die Funktionen des ReportController unterstützt.

Bestehende Reports können ebenfalls in einen Standardreport überführt werden, der vom ReportController gesteuert wird.

Fazit: Optimierter Einsatz von Ressourcen

Die Verkürzung der Reportingprozesse wird erreicht durch

  • ihre Zentralisierung: die zentrale Bereitstellung von standardisierten Reporttemplates reduziert die Generierung eines validen Reports auf wenige Mausklicks
  • den konzentrierten Aufbau von Know-how bzgl. Nutzung von Microsoft Excel zur Visualisierung von Reportergebnissen

Da für die Nutzung des ReportController bereits vorhandene Standardsoftware genutzt wird, ist ein optimales Preis-Leistungs-Verhältnis gewährleistet. Es entsteht kein Transferverlust durch die Einführung einer speziellen Reportingsoftware.

Die Flexibilität beim Aufbau der Report-Templates ermöglicht es, mit einfachen Mitteln verschiedenste Sichten zu erzeugen und so den Informationsbedarf der unterschiedlichen Empfänger zu befriedigen.

Die interne interdisziplinäre Abstimmung wird durch die Optimierung der Reportingprozesse erheblich vereinfacht.

Durch den zentralen Qualitätssicherungsprozess werden valide Informationen bereitgestellt.

eingesetzte Technologien
  • IBM Cognos® TM1
  • IBM Cognos® TM1 Excel Integration
  • Microsoft® Excel
  • Microsoft® VBA
  • gmc² ReportController
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