Modernes Dashboarding im Real Estate Management

Durchgängig vom Portfoliomanagement bis zur Mietvertrag- und Belegebene

Stahlteam GmbH

Unser Kunde

Das von uns unterstützte Unternehmen verwaltet Immobilienportfolios mit einem Gesamtwert im niedrigen Milliardenbereich.  Das Monatsreporting basierte auf einer heterogenen Exceldatenlandschaft. Die umfangreiche Aufbereitung der Daten und die damit verbundene Ressourcenbindung ließ kaum Zeit für Analysen und darauf basierende Entscheidungen.
Wir haben in einem vorherigen Projekt die Exceldatenlandschaft erfolgreich in ein harmonisiertes BI- Datenmodell überführt,  wodurch die Bereitstellung von homogenen Daten gewährleistet ist.

Kundenanforderungen

Durch den geplanten Börsengang steht der Kunde vor neuen Herausforderungen in der Datenaufbereitung sowie Prüfung der eigenen Risikosituation. Dadurch muss er der für börsennotierte Unternehmen geltenden Berichtspflicht nachkommen.

In einem Workshop wurden mit der Geschäftsführung folgende Anforderungen erarbeitet:

  • Abgestimmtes, mehrsprachiges Standardreporting nach IBCS® Richtlinien
  • Abbildung von immobilienspezifischen KPIs
  • Online Dashboard
  • Analytische Pfade von Gesamt- bis auf Belegebene – und das Ganze auch mobil
  • Vorausschauende Prüfung der unternehmenseigenen Risikosituation
  • Erfüllung der verschiedenen Berichtspflichten

 

Die Ausgangssituation

Trotz der homogenen Datenbasis erhält die Geschäftsleitung weiterhin Daten mit einer hohen Granularität und geringen Informationsdichte. Die Auswertung der vielen unterschiedlichen Reports erfordert nicht nur einen immensen zeitlichen Aufwand, sondern erschwert der Geschäftsleitung die Analyse auffallender Entwicklungen und somit das Treffen von strategischen Entscheidungen.

Beispielsweise wurde der Leerstand der Immobilien in der Vergangenheit fehlerhaft abgebildet: So wurde etwa weniger Leerstand angezeigt, als tatsächlich vorhanden war. Logische Konsequenz waren steigende Kosten aufgrund der leerstehenden Immobilien und den somit fehlenden Einnahmen.

Aufgrund mangelnder Standards und fehlender Kommunikationsrichtlinien, verlangt das Management nach Vereinfachung und einem zeitgemäßen Reporting, um tatsächlichen Leerstand und Vermietungspotenziale erfassen zu können.

 

 

 

 

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Der Kundennutzen

Um künftig Fehlentscheidungen der Geschäftsleitung entgegenzuwirken, wird ein einheitliches und mehrsprachiges Notationskonzept unternehmensweit eingeführt. Basierend auf den International Business Communication Standards (IBCS®) beinhaltet das Konzept sowohl Vorteile für den Berichtsempfänger als auch für den Berichtsersteller.

Die wichtigste Frage, die sich der Ersteller stellen muss ist, was der Report eigentlich aussagen soll. Steht die Kernaussage einmal fest, schließt sich die nächste Frage an: Wie werden die Inhalte adäquat und zielführend dargestellt?

Durch fest definierte Visualisierungsformen und Layouts erübrigt sich diese Frage. Zudem entfallen lange Zeiten für das Verstehen der Botschaft eines Reports: Klare und eindeutige Visualisierungen sprechen für sich. Außerdem kann sich der Empfänger auf die Richtigkeit der Datendarstellung verlassen: Eine einheitliche Skalierung verhindert Manipulationen und dient zur Vergleichbarkeit der Daten. Zusätzlich gibt die Einführung eines Botschafts- und Titelkonzeptes Auskunft über Angaben zu im Report visualisierten Kennzahlen, Einheiten und Zeiträumen. Darüber hinaus verdeutlicht es, auf welche Entwicklung im Report besonders geachtet werden muss.

Durch diese Vorgaben entfallen lange Bearbeitungs- und Aufbereitungszeiten. Ein weiterer Vorteil des Notationskonzepts ist die Nutzung durchgängiger Standards in analytischen Pfaden, von der Gesamt- bis auf die Belegebene. Durch Drill-Through-Funktionalitäten können Analysen besser und schneller realisiert werden. So entfallen überflüssige Reports, das operative Geschäft wird erheblich erleichtert – es bleibt mehr Zeit für Analysen!

Die Lösung

Es wurde ein IBCS® basiertes Notationskonzept entwickelt, eingeführt und speziell auf den Kunden, dessen Bedürfnissen und Anforderungen angepasst. Zudem wurden immobilienspezifische KPIs definiert und ebenfalls eingeführt. Diese ermöglichen die verbesserte Steuerung unternehmensinterner Prozesse.

Das erarbeitete Notationskonzept wurde durch gIV for IBM Cognos 2.0 in die Reportinglandschaft integriert. Somit wurde die Unternehmenssteuerung erheblich vereinfacht: Die Software fungiert als 100%-iges Add-In für IBM Cognos Analytics und Planning Analytics. So bleiben sämtliche Cognos-Funktionen erhalten. Folglich können nicht nur Reports, sondern auch Analysen und Dashboards für Echtzeit-Analysen in einem durchgängigen Standard abgebildet werden.

Unsere Herangehensweise

 

Schritt 1: Inhalte definieren

Zunächst wurden mithilfe einer Business Analyse im Rahmen eines eintägigen Workshops die notwendigen Anforderungen und Erwartungen der Stakeholder an das Reporting ermittelt. Dabei wurde der Informationsbedarf festgelegt und der Informationsfluss über die Steuerungsprozesse hinweg definiert und priorisiert. Es ging um Fragestellungen wie: Wie steuere ich mein Unternehmen? Was sind die entscheidenden KPIs? Wer braucht welche Informationen? In welcher Detailtiefe? Und zu welchem Zeitpunkt?

Die IBCS® geben Richtlinien zur Strukturierung von Inhalten vor, die wir zu Rate gezogen haben.

Schritt 2: Notation entwickeln

Wie sollen Kennzahlen aussehen? Welche Werte sind wichtig? Und wie sollen diese hervorgehoben werden? Um bedarfsgerechte Notationen zu entwickeln, wurden zunächst alle geplanten Berichtsinhalte gesichtet und hinsichtlich ihrer Darstellung strukturiert. Für alle regulär vorkommenden Fälle, wie z.B. Ist-Werte oder Mengenangaben, wurden dann eindeutige Darstellungsvarianten in Anlehnung an die IBCS® festgelegt. Darüber hinaus wurden Weiterentwicklungen und neue Visualisierungen erstellt. Die entwickelten Gestaltungsregeln wurden anschließend in einem Notationshandbuch festgehalten.

Schritt 3: Visualisierungen definieren

Die Definition konkreter Visualisierungen mit den Darstellungsvarianten erfordert eine kritische Auseinandersetzung, Diskussion und Entscheidungen mit unternehmensinternen Prozessen und Inhalten. Es ist von wesentlicher Bedeutung zu bestimmen, wie Berichte konzeptionell und wirksam gestaltet werden. Weiterhin geht es darum, analytische Pfade und Strukturen zu definieren. Über diese Standards hinaus existieren Ausnahmen, die individuell angepasst werden müssen.

So wurde für immobilienspezifische Sachverhalte eine Treemap und Tornado-Visualisierung entwickelt:

Nachdem diese drei Schritte ausgeführt und umgesetzt wurden, konnten die Ergebnisse nach gIV for IBM Cognos 2.0 überführt werden.

Das Ergebnis ist ein unternehmensweites und einheitliches Notationskonzept, definierte immobilienspezifische KPIs sowie Dashboards. Das gIV-Feature, analytische Pfade abzubilden, ermöglicht dem Nutzer das mobile Abrufen des Reportings und Online-Dashboards.

Die Umsetzung

 

Unternehmensdashboard

Um der Geschäftsführung eine schnelle Übersicht über die wichtigsten Entwicklungen zur Verfügung zu stellen, wurden dafür vorgesehene KPI’s in einem Dashboard definiert. Auf einer entsprechenden Startseite werden die drei Portfolios der Immobilienfirma gezeigt. Jedem Portfolio wurde eine Farbe zugewiesen, welche in das Titelkonzept integriert ist. Die oberste Zeile des Dashboards zeigt die Leerstandsquote als integrierte Abweichung. Die unteren Zeilen zeigen die Mieteinnahmen im Vergleich zum Vorjahr. Die unterste Visualisierung zeigt die Gesamteinnahmen. Darüber sind die entsprechenden absoluten und relativen Abweichungen dargestellt.

Für genauere Analysen kann die Geschäftsleitung durch Klicken auf eine Portfoliosicht zu einer Detailübersicht auf Portfolioebene gelangen, z.B. einer GuV.

Portfolioebene

Hier wird in tabellarischer Form die GuV aus dem Immobilienportfolio 3 des Demodatenmodells angezeigt. Im Vergleich zum Vorjahr werden die Werte für den Reportingmonat September sowie der kumulierte Wert (Jan_Sep) dargestellt. Die absoluten und relativen Abweichungen zu einem Konto werden in den Visualisierungen daneben veranschaulicht (für Jan_Sep).

Aus dieser GuV kann dann ein Konto zur Analyse ausgewählt werden und der Nutzer gelangt zu Detailanalyse 2.

Detailanalyse 2

Hier wird auf Portfolioebene ein gewähltes Konto aus der GuV nach Objekten aufgelistet. Über die dynamische PowerPoint-Integration von gIV for IBM Cognos 2.0 wurde die Auswertung in PowerPoint übernommen und Ausreißer hervorgehoben.

Durch Anklicken eines Objekts gelangt man auf das Objekt-Dashboard, der Startseite der Objektbetreuer.

Objektdashboard

Dieses Dashboard ermöglicht den schnellen Überblick über eine spezielle Immobilie und stellt somit die Startseite der Objektbetreuer dar.

Die Tabellen enthalten Informationen zu verschiedenen Details. Die erste Visualisierung zeigt die Entwicklung des Net Rental Income verglichen zum Vorjahr als integrierte Abweichung. Im ‚Tornado‘ wird die Belegung, unterschieden nach Leerstand (vacant) und vermieteter Fläche (signed), unterteilt nach den Flächenarten gezeigt. Das Wasserfalldiagramm zeigt das Net Operating Income und andere Konten im Vergleich zum Vorjahr. Durch Anklicken der Mieter gelangt man zur folgenden Visualisierung.

Treemap Mieteranalyse

Die eigens für den Kunden entwickelte Treemap stellt die Vermietungsstruktur eines Objektes dar. Die Größe der Rechtecke symbolisiert die Mieteinahmen, zeigt also, wie wichtig der Mieter ist. Die Färbung steht für die Restlaufzeit des Mietvertrages: Je dunkler eine Fläche ist, desto kürzer ist die Restlaufzeit.

Durch Anklicken eines Quaders erscheinen rechts weitere (hier stark gekürzte) Kennzahlen zum Mietvertrag und durch Klicken von Show Rental Agreement öffnet sich der eingescannte Mietvertrag als pdf.

Belegebene (Mietvertrag)

Über den Analysepfad ist es möglich, Mietverträge und deren Informationen im direkten Zugriff zu haben. Alles aus einem System.

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