Dekoration und Kreativität können das Leben schöner machen – zumindest in den eigenen vier Wänden, in der Kunst oder bei der Gestaltung des Firmenlogos. In Berichten und Präsentationen haben sie hingegen nichts verloren. Ganz im Gegenteil, denn hier zählt vor allem eins: die klare Botschaft!

Gerade in der Geschäftskommunikation ist die Reduktion auf das Wesentliche das A und O, andernfalls sehen wir sprichwörtlich den Wald vor lauter Bäumen nicht. Der ideale Report ist klar verständlich, gibt wertvolle Hinweise, vermeidet Missverständnisse oder fehlerhafte Interpretationen und spart Zeit.

Das IBCS®SUCCESS Regelwerk fußt auf den International Business Communication Standards (IBCS®) und liefert sieben standardisierte und verbindliche Regeln, deren Einhaltung eine erfolgreiche Geschäftskommunikation gewährleistet. An der Spitze dieser sieben Kommunikationsregeln steht die Maxime „SAY“. SAY fordert – einfach gesagt – dass jeder Report eine klar verständliche Aussage enthalten muss. Anstatt also bloß einen Zustand wiederzugeben, soll eine Situation erklärt und potenzielle Lösungswege aufgezeigt werden. Titelkonzepte, Hervorhebungen und visuelle Darstellung folgen dabei der Funktionalität und nicht der Ästhetik. Denn nur eine leicht verständliche, präzise formulierte Botschaft ermöglicht das Erfassen der relevanten Aspekte in kürzester Zeit.

Die SUCCESS-Regel SAY basiert auf dem Minto Pyramid Principle®Concept von Barbara Minto. Im Folgenden Beispiel von Gene Zelezny sehen Sie, wie prägnant und auf den Punkt genau Aussagen getroffen werden können. Die elfjährige Lucy schreibt ihrer Freundin Shirley einen Brief und erklärt ihr darin, warum sie sauer auf sie ist und nicht mehr mit ihr befreundet sein möchte:

Hallo Shirley, 

erinnerst Du Dich an letzten Samstag, als ich mit meinem Freund im Park spielte und Du herüberkamst und er mit dann erzählte, dass Du ihn geküsst hast, als ich Euch gerade den Rücken zukehrte? Und am vergangenen Sonntag, als Du mich besuchen kamst und meine Mutter zum Mittagessen Thunfischsalat machte und Du sagtest: „Bäh, das ist der ekligste Salat, den ich je gegessen habe!“? Und an gestern, als meine Katze Dich am Bein streifte und Du ihr einen Tritt verpasst und gedroht hast, Deinen Hund Monster auf sie zu hetzen? 

Nun, aus diesen Gründen hasse ich Dich, und ich will nicht mehr Deine Freundin sein. 

Lucy 

Nicht nur im Alltag, sondern auch in der Geschäftskommunikation stößt man auf umfangreiche Erklärungen, ohne den direkten Grund oder eine Lösung erkennen zu können. Wesentlich verständlicher wäre eine kurze und prägnante Aussage sowie eine Aufzählung der Gründe, warum Lucy nicht mehr mit Shirley befreundet sein möchte:

Hallo Shirley, 

ich hasse Dich. 

Und hier sind meine Gründe: 

  • Du hast meinen Freund gestohlen 
  • Du hast meine Mutter beleidigt 
  • Du hast meine Katze erschreckt 

Lucy 

Sie kennen ähnliche Situationen bestimmt aus der Praxis: Sie sitzen in einem Meeting und Ihre Kollegen verlieren sich in ausschweifenden und zeitraubenden Darstellungen. Sie können dem Redner nicht mehr aufmerksam folgen und verstehen den Kern des Themas nicht mehr.

Legen Sie in der Geschäftskommunikation den Fokus also auf das, was Sie wirklich sagen wollen. Denn nur ein Report mit einer aussagekräftigen Botschaft ist ein guter Report. Für weitere Informationen zu SAY schauen Sie sich doch einmal diesen Ausschnitt aus dem SUCCESS-Vortrag von Prof. Dr.-Ing. Rolf Hichert an:

Prof. Hichert, SUCCESS-Vortrag auf der Tagung der Controller-Akademie, 28. Oktober 2009 in Düsseldorf.

 

Unsere HICHERT®SUCCESS-Experten und zertifizierten Berater

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