Inhouse Workshop: Datenvisualisierung mit IBCS®

Information Design
von Holger Gerhards
31. Januar 2018

IBCS® Workshop – ein erfolgreicher 2. Preis

Den 2. Preis unseres IBCS®-Tripel Gewinnspiels hat Christian Nehring, Fachbereichsverantwortlicher für das Financial Reporting bei Pepperl+Fuchs, gewonnen.

Zehn interessierte und notationsbegeisterte Kollegen haben uns am 22. August 2017 für die Durchführung des IBCS®- Workshops in der Pepperl+Fuchs Firmenzentrale in Mannheim willkommen geheißen.

Die Teilnehmer aus den Unternehmensbereichen Finanzen & Controlling, Qualitätsmanagement, Supply Chain, IT sowie Corporate Identity haben im gemeinsamen Austausch von ihren Erfahrungen und Herausforderungen aus der Praxis berichtet. Besonders spannend war, dass die Teilnehmer aus den verschiedensten Blickwickeln das Thema Reporting betrachtet haben. Ziel des Workshops war es, die vielfältigen Anforderungen und Fragestellungen aus den unterschiedlichen Fachbereichen weiter zu erarbeiten, gemeinsam Lösungen zu entwickeln und in einem standardisierten Reporting zu vereinen. Hierbei konnten einige Pain Points aufgedeckt und auch gelöst werden.

Nach einem Einstieg in das Thema Datenvisualisierung und die damit verbundenen Vorteile wurde auf die Wesentlichkeit von Standardisierung in Reports und Reportingprozessen eingegangen. Einen Einblick in die IBCS®-Standards sowie die Einführung in die Konzeption & Umsetzung von unternehmenseigenen Notationskonzepten wurden ihnen anhand eines eigenen Reports demonstriert. In einem Klickstream sahen die Teilnehmer welches Potenzial zur „Besserung“ ihres Reports besteht.

Vorher
Nachher
Dafür wurde ein Report Schritt für Schritt „aufgeräumt“ und zu einem IBCS®-konformen Report umgebaut. Der Klickstream wurde durch einen komplett überarbeiteten Report abgerundet, der sowohl die erforderlichen als auch zusätzliche Informationen zur Beantwortung von unternehmensrelevanten Fragen darstellt.
„Es geht nicht nur um Farben, die sich an dem Corporate Design orientieren. Vielmehr geht es um die Vermittlung von Botschaften durch die Reduzierung von komplexen Inhalten auf das Wesentliche.“
Christian Nehring

Fachbereichsverantwortlicher für das Financial Reporting, Pepperl+Fuchs

Abgerundet wurde der Workshop durch eine Gruppenarbeit. In mehreren interdisziplinären Teams überarbeiteten die Teilnehmer unternehmenseigenene Reports hinsichtlich der neuen Erkenntnisse.
Gerade dabei ist den Teilnehmern deutlich geworden, wie viel Aufwand bei der Konzeption eines Reports steckt: Welche Fragen soll der Report beantworten? Welche Inhalte und Kennzahlen sind dafür erforderlich? Wie können diese optimal aufbereitet und dargestellt werden? Wie stelle ich diese Informationen und Inhalte richtig dar – ohne Achsen zu manipulieren und Ergebnisse zu verfälschen? Auf was muss überhaupt geachtet werden?

Durch das intensive Auseinandersetzen mit den eigenen Reports ist den Teilnehmern aufgefallen, dass die meisten Berichte nicht mehr den aktuellen Anforderungen entsprechen. Es war nicht mehr klar, zu welchem Zweck diese ursprünglich erstellt wurden und welche entscheidungsrelevanten Fragen diese Reports beantworten sollten. Vielmehr müssen sie nun den neuen Entwicklungen und Gegebenheiten angepasst werden.

Der Aufwand lohnt sich, denn so kann künftig die mühsame Erstellung von veralteten Berichten deutlich reduziert werden. Durch die verringerten Aufbereitungszeiten von Reports bleibt dann mehr Zeit für Analysen – das, worauf es im Controlling ankommt! Zudem können Berichtsempfänger aufgrund eines effizienteren Information Design bessere Entscheidungen in kürzerer Zeit treffen.

Make it work, work WORKSHOP!
Dass der Workshop ein voller Erfolg war, sieht auch der Zweitplatzierte unseres Gewinnspiels Christian Nehring:

„Der zeitliche Rahmen und die Tiefe des Workshops passten perfekt zu unseren Anforderungen. Alle Teilnehmer fanden sich in der sehr gut strukturierten Präsentation wieder. Das breite Spektrum der IBCS®-Regeln wurde komprimiert und verständlich vermittelt. Insbesondere das schrittweise „Aufräumen“ eines ausgewählten internen Berichts durch einen Klickstream verdeutlichte allen Beteiligten die großen Optimierungspotenziale.

Die Gruppenarbeit war das Highlight des Workshops. Hier konnten wir Hands-on die erlernten Regeln an Praxisbeispielen aus der P+F Welt anwenden. Dies hat das Verständnis nochmal gestärkt und aufgezeigt, dass die Anwendung nicht so trivial ist, wie sie in der Theorie erscheint.

Das wichtigste, was wir aus dem Seminar mitgenommen haben ist, dass die Teilnehmer nun das gleiche Verständnis einerseits zu den IBCS®-Regeln und andererseits zur Notwendigkeit von Standardisierung haben. Der große Vorteil war hier, dass wir Kollegen aus verschiedenen Unternehmensbereichen mit an Bord hatten und somit schon viele unterschiedliche Fachbereiche positiv infizieren konnten. Dies unterstützt unsere Anstrengungen, ein einheitliches Notationskonzept im Unternehmen voranzutreiben.

Die kritische Auseinandersetzung mit der Vermittlung der Inhalte von Berichten muss einen höheren Stellenwert bekommen. Darstellungen und Berichte betrachten wir nun aus einer anderen, mehr strukturierten Perspektive, was dem Leser/Empfänger des Berichts zugutekommt.“

Christian Nehring, Fachbereichsverantwortlicher für das Financial Reporting bei Pepperl+Fuchs

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