Effizientes Real Estate Controlling

Einsparpotenziale dank optimierter Planungs- und Reportingprozesse

Stahlteam GmbH

Unser Kunde

Wie Elbe und Michel ist auch die Robert Vogel GmbH & Co Kommanditgesellschaft ein fester Bestandteil von Hamburg: Seit Jahrzehnten vermieten und verwalten sie mit Herz und Leidenschaft ihre eigenen Immobilien in der Hansestadt. Neben der Bebauung neuer Flächen entwickeln sie auch auf Bestandsgrundstücken zusätzliche Quartiere und sorgen so für mehr Raum zum Wohnen und Arbeiten.

Mittlerweile gehören rund 1.800 Wohnungen sowie etwa 100.000 m² Gewerbefläche in unterschiedlichen Bezirken Hamburgs zu ihrem Bestand. Damit ist die Robert Vogel GmbH & Co Kommanditgesellschaft einer der größten privaten Vermieter in der Hansestadt.

Die Lösung

Ziel des Projektes ist die Konzeption, Entwicklung und Implementierung eines neuen Planungs-, Reporting- und Controllingtools. Die Einbindung der zahlreich vorhandenen Excel-Planungsmappen in das neue System reduziert die Komplexität der Dateien.

Das gesamte Projekt erfolgt nach dem agilen Umsetzungsansatz sowie in enger Zusammenarbeit mit der Controllingabteilung der Robert Vogel GmbH & Co KG. Der Kunde ist nach der Projektlaufzeit zusätzlich in der Lage, administrative Anpassungen an dem System eigenständig vornehmen zu können.

Der Kundennutzen

  • Erhöhte Effizienz und Effektivität
  • Reduzierung des monatlichen Reporting­aufwandes
  • Bereitstellung qualitätsgesicherter Informationen
  • Redundanzfreie Datenhaltung
  • Optimale Ressourcenverteilung
  • Unterstützung der internen interdisziplinären Abstimmungsprozesse

„Trotz der individuellen Anforderungen und eines sehr tiefen Detaillierungsgrad bei der Umsetzung blieb das Projekt überschaubar und führte innerhalb der geplanten Ressourcen zum erwarteten Ergebnis. Dies ist neben dem exzellenten Baukasten von TM1 vor allem der Kundenorientierung des gmc²-Teams zu verdanken.“

 

Peter Wald

Leiter Finanz- und Rechnungswesen, Robert Vogel GmbH & Co KG

Anforderungsaufnahme und Fachkonzeption

Gemeinsam mit den Schlüsselpersonen des Unternehmens werden in einem Business Analyse-Workshop, die relevanten Schwerpunkte für sämtliche Planungs-, Reporting- und Controllingprozesse erarbeitet. Im Zuge dieses Workshops wird sowohl die IST-Situation bzw. die aktuelle Vorgehensweise für die Erstellung von Managementreports dargestellt als auch die zukünftige Lösung beschrieben. Dabei wird die gesamte Datenlandschaft gesichtet und eine ganzheitliche Bestandsaufnahme der künftig benötigten Daten und Informationen durchgeführt sowie deren Herkunft und Verfügbarkeit geklärt. Abteilungsübergreifende Anforderungen fließen ebenfalls in die Fachkonzeption mit ein.

Technische Umsetzung

Die technische Umsetzung erfolgt auf Basis der Software „IBM Planning Analytics Express“. Das in „IBM Planning Analytics Express” enthaltene IBM Cognos TM1 ist eine OLAP-Datenbank. Die Erfassung der IST- Daten erfolgt weiterhin im bereits vorhandenen ERP-System RELion. Die Strukturen und monatlichen Bewegungsdaten werden über eine definierte Schnittstelle regelmäßig und automatisiert in das BI-Tool übertragen. Sie stehen dort als Basis für die Unternehmensplanung bzw. für zukünftiges Reporting zur Verfügung.

Im nächsten Schritt werden die Datenwürfel und deren dimensionale Ausprägungen sowie Dateninhalte definiert. So bildet z.B. der Datenwürfel „Controlling“ u.a. sämtliche Finanzdaten (GuV, Bilanz und Cashflow) des Kunden dimensioniert auf Einheiten, Vertragsdaten sowie seiner einzelnen Objekte integriert ab. Darüber hinaus wird der Würfel für Planungsanlässe um weitere Informationen aus anderen Unternehmensbereichen (Mietsteigerungsannahmen, erwartete Leerstandsquoten, Instandhaltungs­kosten etc.) per Upload-Funktionalität bzw. Verteilungs- bzw. Prämissenansätzen in IBM Cognos TM1 angereichert.

Anhand der vorab definierten Anforderungen und in enger Zusammenarbeit mit dem Kunden im laufenden Prozess werden Rules und Prozesse programmiert, die aufgrund von z.B. Prämissen des Kunden (Leerstandsquote, Mieterwechselkosten, o.ä.) komplexe Berechnungen für den einzelnen Planungsanlass ausführen.

Fazit

Die Lösung der gmc² stellt der Robert Vogel GmbH & Co KG ein hochflexibles Planungs-, Reporting und Controlling-Tool zur Verfügung. Der Kunde kann seinen Planungsprozess transparenter, effizienter und in sich konsistent gestalten.

Durch die unmittelbare Integration der Controllingabteilung des Auftraggebers in sämtliche Projekt­phasen, genießt die erarbeitete Lösung eine hohe Akzeptanz und somit auch ein starkes Vertrauen in die Daten.

„Aus unserer Sicht lag der große Vorteil in der engen Zusammenarbeit mit der gmc², welche uns die Möglichkeit geboten hat, ausgehend von bestehenden Planungs- und Auswertungsmöglich­keiten, ein auf unsere Ansprüche abgestimmtes integriertes Planungs-, Reporting- und Controlling-Tool mitzuentwickeln.“

 

Steve Meißner

Controller, Robert Vogel GmbH & Co KG

Ihr Ansprechpartner

Achim Bieroth
Tel: +49 (228) – 304977-00
Mail: A.Bieroth@gmc2.de

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