Transparente Steuerung im Asset Management auf Basis valider, harmonisierter und redundanzfreier Daten

Unser Kunde

Das von uns unterstützte Unternehmen übt die Eigentümerverantwortung für zwei von der Muttergesellschaft erworbene Immobilienportfolios mit einigen Dutzend Immobilien aus. Im Wesentlichen handelt es sich um Gewerbeimmobilien mit einem Gesamtwert im niedrigen Milliardenbereich. Der Kunde führt hinsichtlich der Objekte die Funktionen des Asset Managements aus. Drei Property Manager, welche das kaufmännische und technische Gebäudemanagement erbringen, unterstützen unseren Kunden, um das gemeinsame Ziel der nachhaltigen Wertsteigerung der Immobilienportfolios zu erreichen. Sie führen die operative Buchführung durch und sind für die Verwaltung der Mietvertrags- und Raumbuchinformationen verantwortlich. Auf Basis ihres jeweiligen IT-Systems liefern die Property Manager Stamm-, Finanz- und Controlling-Daten, welche übernommen und qualifiziert zum Management der Immobilien weitergenutzt werden.

Die Aufgabenstellung

Die Property Manager generieren Rohdaten aus ihrem jeweiligen IT-System (beispielsweise SAP, Navision, iX-Haus oder Gypsilon). Diese wurden zum Zwecke der Vereinheitlichung bislang manuell durch die Property Manager in diversen Excel-Tabellen aufbereitet und mussten anschließend auch noch in die äußerst komplexe Microsoft Excel-Landschaft des Kunden integriert werden.

Die monatlich durchzuführende Integration der Daten in die bestehende Excel-Welt war aufwendig und kostenintensiv. Insbesondere die Bereiche Controlling und Asset Management mussten die identischen Daten in unterschiedliche Analysen und Reports integrieren. In langen und personalintensiven Meetings wurde anschließend versucht, eine einheitliche Interpretation der Daten sicherzustellen.

Trotz dieser Meetings wurden die in den unzähligen Microsoft Excel Dateien abgebildeten Berechnungen und Daten durch den Kunden selbst als häufig nicht aktuell, mehrdeutig und redundant charakterisiert. Neben der manuellen Aufbereitung der Daten sowie der fehlenden Zentralisierung der Datenhaltung ergab sich dies auch aus der Tatsache, dass sich die Mitarbeiter individuelle Dateninseln aus der Excel-Welt ableiteten.

Das auf diesen Datenfragmenten basierende Reporting war weder für eine einheitliche und transparente Steuerung geeignet, noch war es aus Sicht der Muttergesellschaft oder der Banken hinreichend validierbar.

Eines der größten Probleme lag zudem in der fehlenden Skalierbarkeit von Microsoft Excel als Datenbanklösung: Musste im monatlichen Reporting eine differenziertere Kostenposition, ein neues Objekt oder ein zusätzlicher KPI hinzugefügt werden, so musste dies zunächst in allen vorgelagerten Excel-Dateien vorbereitet werden. Dieser Prozess ging häufig mit Arbeitsaufwänden im Bereich zweistelliger Personentage einher.

Der Kundennutzen

Die Basis: eine sehr gute Datenqualität

  • Über die Vorsysteme verschiedener Property Manager syntaktisch und betriebswirtschaftlich harmonisierte Daten
  • Präventive Kontrollen sowie nachgelagerte Qualitätschecks der harmonisierten Daten gegen erwartete Veränderungen
  • Zugriff auf eine valide und redundanzfreie Datenbasis im Sinne eines „single point of truth“

 

Die Lösung

gmc² baut ein auf das Immobilienmanagement ausgerichtetes, so genanntes Business Intelligence System auf. Die durch die Property Manager per Knopfdruck aus ihrem System generierten Finanzbuchhaltungs-, Mietvertrags- und Raumbuchdaten werden automatisiert verarbeitet und stehen syntaktisch und betriebswirtschaftlich harmonisiert zur Verfügung. Basis der Systemarchitektur ist ein zentrales Data Warehouse, welches alle relevanten Daten hält — qualitätsgesichert und redundanzfrei.

Bei der Qualitätssicherung wird der Kunde umfassend durch das System unterstützt: Im ersten Schritt der Qualitätssicherung werden die Daten durch das System harmonisiert und von syntaktischen sowie semantischen Mängeln  (z.B. Inkompatibilitäten von Formaten, fehlende Datenwerte, etc.) befreit. Nur gemäß dieser technischen Prüfung einwandfreie Daten gelangen in das System. Im zweiten Schritt erfolgt die inhaltliche Qualitätssicherung der Daten. Auch hierbei wird der Kunde durch das System unterstützt, da er gegen erwartete, vom System berechnete Veränderungen prüft. Beispielsweise wird ein Mietvertrag mit zum Vormonat unverändertem Mietzins hervorgehoben, welcher sich aufgrund einer vereinbarten Mietstaffel hätte erhöhen müssen. Diese zweistufige Qualitätssicherung stellt eine sehr gute Datenqualität sicher, ohne eine zu hohe Personalintensität zu erfordern.

Die Redundanzfreiheit ergibt sich dadurch, dass alle Komponenten des Systems, mit denen der Nutzer interagiert, ausschließlich aus den qualitätsgesicherten Daten des Data Warehouse gespeist werden. Durch diesen, so genannten „single point of truth“ schaut der Kunde in allen Analysen, Berichten und Darstellungen auf die gleichen Zahlen. Für den Zugriff und zur Distribution von Informationen stehen dem Kunden unterschiedliche Benutzeroberflächen zur Verfügung. Diese greifen auf die identische Datenbasis zu und erfüllen die differenzierten Anforderungen der unterschiedlichen Nutzertypen. Hierzu zählen im Allgemeinen das Management, Analysten und so genannte Power-User.

Webportal

Die über den Webbrowser einfach zugängliche Portallösung dient insbesondere der Managementunterstützung. Strukturierte Informationen werden besonders anwenderfreundlich und überblicksartig dargestellt.

Die Geschäftsführung wird über Standardreports informiert. Das Webportal zeichnet sich hier durch seine Integrationsleistung aus, indem es die Komplexität der Datenwelt verbirgt und aggregierte Informationen per Knopfdruck zur Verfügung stellt.

Das operative Management wird hingegen mit so genannten Individualreports unterstützt. Bei diesen Reports kann jeder Nutzer die abzubildenden Inhalte entsprechend seiner individuellen Anforderungen filtern.

Dies geschieht über vordefinierte Navigationspfade, d.h. durch Auswahlentscheidungen in Dropdown-Menüs und anderen Eingabeaufforderungselementen. In der Abbildung unten kann der Nutzer den Report vor der Ausgabe beispielsweise so filtern, dass nur Mieter ab einer bestimmten Nettokaltmiete, Flächen bestimmter Nutzungsarten oder Objekte in einer ausgewählten Region berücksichtigt werden.

Die Reproduzierbarkeit von Standard- und Individualreports ist ebenfalls gewährleistet: Jeder Report lässt sich termingesteuert ausführen und automatisch ablegen. Dies kann zudem in unterschiedlichen Formaten (u.a. Excel, pdf, HTML) und Sprachen (inkl. entsprechender Zahlenformate) erfolgen.

Das Webportal bietet zudem die Möglichkeit der Erfassung von Daten und Informationen — insbesondere solchen, die der Anreicherung von Reports und Analysen dienen. Hierzu zählen beispielsweise unstrukturierte Mietvertragsinformationen (z.B. Kommentare) oder Kontaktinformationen von Mietern und Dienstleistern.

Standardreport zur Abbildung der Bewirtschaftungskosten eines Objektes

Beispiel von Eingabemöglichkeiten zur Erstellung eines Individualreports

Freie Analyse

Zur freien Analyse der Daten ohne vorgegebene Navigationspfade wurde mit dem Kunden ein multidimensionales Datenmodell auf Basis von IBM Cognos TM1 entwickelt, welches insbesondere das Controlling unterstützt.

IBM Cognos TM1 zeichnet sich nachweislich durch seine Leistungsstärke, Flexibilität und Einfachheit aus.

  • Die Bedienung ist extrem einfach, da dem Anwender die gewohnte Microsoft® Excel-Oberfläche zur Verfügung steht; das Einarbeiten in eine neue Software ist somit nicht notwendig
  • Aufgrund der so genannten „In-Memory-Technologie“ sind die Antwortzeiten extrem schnell — auch bei sehr großen Datenmengen
  • Das Datenmodell ist sehr flexibel und lässt sich mit wenigen Handgriffen an neue Aufgabenstellungen und Anforderungen anpassen — beispielsweise beim Zukauf eines neuen Portfolios oder einer feineren Gliederung des Kontenplans

Aufgrund dieser Eigenschaften nutzt unser Kunde IBM Cognos TM1 für unterschiedlichste Anforderungen und wird dabei durch vielfältige Features unterstützt:

Planung und Szenarienmodellierung

Bei der Erstellung, Fortschreibung und Analyse des Businessplans helfen unserem Kunden insbesondere die zentrale Szenariensteuerung sowie die Möglichkeit der Datenerfassung von beliebig vielen Nutzern (Top-Down, z.B. Objekte auf Flächen sowie Bottom-Up, z.B. Mietverträge auf Mieter).

Kurzfristige Ad-hoc Anfragen und Analysen

Die Befriedigung kurzfristiger Ad-hoc Anfragen des Managements wird u.a. durch die Anlage alternativer Berichtsstrukturen (z.B. mit und ohne Berücksichtigung kalkulatorischer Kosten) sowie die flexible Abbildung von Vergleichswerten (Vorjahre, Budgets, etc.) unterstützt. Einmal erstellte Datensichten könnten abgespeichert und bei Bedarf anderen Nutzern zur Verfügung gestellt werden.

Zentrale Datenanreicherung von Meldedaten

Ein bei unserem Kunden etabliertes, Microsoft Excel basiertes Mietvertragsanalysetool wurde mit dem Datenmodell verknüpft. Im gewohnten Eingabetemplate kann der Kunde die von den Property Managern gelieferten Daten zentral anreichern und Analyseinformationen bequem für das Reporting zur Verfügung stellen.

Selbstständige Erstellung neuer Standardreports

Mit Hilfe des gmc² ReportController, der auf das multidimensionale Datenmodell zugreift, können Microsoft Excel-Report-Templates selbst erstellt und gesteuert werden.

gmc² ReportController

Der von gmc² entwickelte ReportController versetzt den Kunden in die Lage, sein Standardreporting selbst zu entwickeln bzw. auszubauen.

In der gewohnten Microsoft Excel Umgebung, in welcher sämtliche Werkzeuge, Formeln und Funktionen zur Verfügung stehen, definiert der Kunde die Inhalte und das Layout der Reports. Mit Hilfe einer intuitiv bedienbaren Frontend-Oberfläche werden die so vordefinierten Reports gesteuert, d.h. beispielsweise der Berichtszeitraum sowie die im Report betrachtete Immobilie ausgewählt.

Die Mehrfachnutzung von Templates für verschiedene Fragestellungen und Reportinganlässe sowie die Überführung bestehender Reports in einen Standardreport ist problemlos möglich.

Beispiel eines mit dem gmc² ReportController entwickelten Reports

Hinsichtlich des inhaltlichen Aufbaus sowie der Gestaltung einzelner Reports bietet der gmc² ReportController somit die maximal mögliche Flexibilität und gleichzeitig alle Vorteile eines klassischen Standardreportings.

Beispiel eines mit dem gmc² ReportController entwickelten Reports

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