Deutsche Post DHL — Planung der Konzernmieten

Unser Kunde

Die Deutsche Post Immobilien GmbH ist eine Tochtergesellschaft der Deutsche Post DHL mit Sitz in Bonn. Die DPI GmbH ist eine Servicegesellschaft, hat ausschließlich Managementfunktion und wurde zur Durchführung des Konzernmietmodells gegründet.

Das Konzernmietmodell der Deutsche Post DHL sieht vor, dass die DPI GmbH

  • alle Eigentumsimmobilien des Konzerns anmietet,
  • Generalmieter für den Konzern gegenüber externen Mietern ist,
  • Flächen an interne und externe Mieter weitervermietet,
  • Mietern in Eigentumsimmobilien marktübliche Mieten berechnet und
  • den zentralen Planungsprozess der Konzernmieten durchführt, d.h. die Planmietkosten mit den Businesspartnern abstimmt und dem Konzern diese systemtechnisch zur Verfügung stellt.

Das Konzernmietmodell wird im SAP-basierten Rem@s IT-System abgebildet.

Die Problematik

Das Konzernmietmodell wird in einem komplexen SAP-System in Nebenbüchern auf Mietvertrags- und Kostenstellenebene verwaltet. Die bestehende Infrastruktur dieses SAP-Datenmodells erfüllt sämtliche Anforderungen des internen Rechnungswesens und der Mietvertragsverwaltung.

Das Rem@s System stellt jedoch keine zufriedenstellende Planungsfunktionalität zur Verfügung. Die Planung erfolgt bisher in umfangreichen offline Excel-Datenlandschaften basierend auf manuell erstellten BW-Queries verschiedener Datenbanken. Die notwendige Abstimmung mit den konzerninternen Businesspartnern gestaltet sich z.B. auf Grund von alternativen Hierarchiestrukturen und Detailtiefen als sehr zeitintensiv und fehleranfällig. Der zentrale Upload in das Konzernreportingsystem wird mit erheblichem manuellen Aufwand durchgeführt. Eine Reproduzierbarkeit der Daten ist im Nachhinein kaum möglich.

Der Kundennutzen

  • Transparenz durch mietvertragsgenaue Berechnung und Abbildung der Planmieten
  • Modellierung unterschiedlicher Forecastszenarien
  • Komfortable und schnelle Abstimmung mit konzerninternen Businesspartnern (Mietern und Vermietern)
  • Abbildung alternativer Reportingstrukturen (Konzernhierarchien, Nebenbücher etc.)
  • Exportfunktionalitäten in Konzernsysteme

Die Aufgabenstellung

Basierend auf dem bereits bei der DPI GmbH etablierten Datenmodell, das alle aktuellen debitorischen und kreditorischen Sachverhalte abbildet, soll zusätzlich die Planung der Konzernmieten integriert werden. Diese Planungsfunktionalität soll einerseits eine hohe Flexibilität bezüglich Indexierungen, Mietanpassungen und Kennzahlenberechnungen bieten, andererseits als Schnittstelle für das Konzernreportingsystem dienen.

Durch umfangreiche Analysefunktionalitäten soll zudem bereits bei der Entstehung der Daten eine hohe Datentransparenz gewährleistet werden.

Die Lösung

gmc² erweitert das IBM Cognos TM1 Datenmodell der DPI GmbH mit Planungsfunktionalität.

Inhaltlich ist die DPI GmbH die Summe aller verwalteten Wirtschaftseinheiten und deren darin befindlichen Mietverträgen (Anmiet-, Vermiet-, Versorger- und Verwalterverträge etc.). Zusätzlich zu den Finanzdaten, die bereits für das IST-Reporting verwendet werden,  werden nunmehr auch darüber hinausgehende Informationen, wie z.B. Mietvertragsenden, Flächenaufteilungen etc. aus den Vorsystemen genutzt. Durch die Integration dieser Informationen ist eine systemseitige Berechnung von zukünftigen Finanzströmen auf Mietvertragsbasis möglich.

Die Nutzung etablierter Strukturen ermöglicht unterschiedliche Arten von Indexierungs- und Verteilungslogiken, z.B. bezogen auf einzelne Portfolios, Businesspartner oder Eigentümer einzelner Wirtschaftseinheiten.

Finale Plandaten können über definierte Extraktionsprozesse aus dem Datenmodell exportiert und sofort in das Konzernreportingsystem geladen werden. Diese stehen den Businesspartnern somit unmittelbar in deren Reportinglandschaft zur Verfügung.

Die Besonderheit: Weiterentwicklung bereits vorhandener, etablierter Datenmodelle

Die Kombination eines eingespielten Projektteams, belastbarer Strukturen und Datenmodelle und einer engagierten  Fachabteilung ermöglicht die effiziente Umsetzung der Anforderungen.

Die während eines jeden Planungsanlasses aufkommenden neuen Anforderungen der Konzernleitung können durch die hohe Flexibilität des multidimensionalen Datenmodells auch parallel zum laufenden Betrieb problemlos umgesetzt werden. Diese bereits während der Planung analysierbaren Teilergebnisse können somit wiederum direkten Einfluss auf den weiteren Planungsprozess nehmen.

Dem Anwender steht für die Nutzung des Datenmodells die  Microsoft® Excel-Oberfläche zur Verfügung; das Arbeiten in einer gewohnten Softwareumgebung ist somit gewährleistet.

Fazit: Effiziente und transparente Planung von Konzernmieten

Die Lösung von gmc² stellt der Deutschen Post Immobilien GmbH ein hochflexibles Planungsmodell zur Verfügung. Basierend auf einem bereits bekannten Datenmodell kann der Planungsprozess transparenter und effizienter gestaltet werden, der bisher mit hohem manuellen Aufwand und dadurch hoher Fehleranfälligkeit verbunden war. Die problemlose Datenübergabe an das Reportingsystem CREST der Konzernmutter rundet den Planungsprozess ab. Der durch die frühere Datenlieferung gewonnene Zeitgewinn seitens der Businesspartner kann nunmehr zur Analyse und etwaigen weiteren Anpassung der Plandaten genutzt werden. Durch die unmittelbarere Einflussnahme der Businesspartner auf die Plandaten ist die generelle Akzeptanz und das Vertrauen in die Daten erheblich gestiegen.

Technologien

  • IBM Cognos® TM1 Server
  • IBM Cognos® TM1 Perspectives
  • SAP® BW
  • Microsoft® Excel
  • Microsoft® VBA

gmc² betreut die Systeme der Deutsche Post DHL bereits seit 2004 und ist auch in Zukunft der zuverlässige Partner für den Bereich Corporate Real Estate.

„Wir haben Verbesserungspotential erkannt, hatten aber noch keine 100% durchdefinierte Lösung. Das Team der gmc² hat unsere Ideen sehr flexibel umgesetzt und eigene Ideen in den Lösungsprozess eingebracht. Dabei zeichnet sich die gmc² vor allem durch das Know-how und die Erfahrung in technischen und inhaltlichen Fragen aus.“

Lars Landewee

Vice President Finance , Deutsche Post Real Estate

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