Reporting für die Immobilienbranche. So visualisieren Sie die 5 wichtigsten KPIs: Teil 3

Belegung nach Flächenarten, Volumen und Restlaufzeit der Mietverträge

An den Themen Reporting und Dashboarding führt in der Immobilienbranche kein Weg mehr vorbei. Stakeholder erwarten Transparenz und einen schnellen Überblick über aktuelle Entwicklungen. Wir wurden wiederholt nach Lösungen gefragt, um wichtige KPIs in Berichten und Dashboards bestmöglich darzustellen, besser und schneller zugänglich zu machen und mithilfe von Datenvisualisierung optimal zu unterstützen.

In unseren vorangehenden Blogposts haben wir Ihnen gezeigt, wie Sie das NOI, die Immobilienrendite und die Mietpreise mithilfe eines standardisierten Visualisierungskonzeptes darstellen, um eine valide Entscheidungsgrundlage zu schaffen. Wir setzen dafür seit vielen Jahren den international anerkannten Visualisierungsstandard IBCS® um. Wie das aussehen kann, zeigen wir Ihnen in diesem letzten Blogpost der Reihe am Beispiel der KPIs Belegung nach Flächenarten sowie Volumen und Restlaufzeit der Mietverträge. Unsere zertifizierten IBCS®-Experten unterstützen Sie fachmännisch bei der Entwicklung einer Visualisierungs- und Reporting-Guideline und helfen bei der Konzeptionierung von Berichten und Reports.

Belegung nach Flächenarten

Immer wieder kann es, ausgelöst von notwendigen Modernisierungsmaßnahmen oder Mieterwechseln zu (zeitweisem) Leerstand einer Immobilie kommen. Die Kennzahl Belegung nach Flächenarten gibt dem Assetmanager Auskunft darüber, wie groß der Anteil leerstehender Flächen in Bezug zur belegten Fläche sowie zum Gesamtbestand der zur Vermietung oder zum Verkauf angebotenen Immobilien ist. Aber auch bei der Bewertung von Immobilien, Städten oder Regionen spielt diese Kennzahl eine wesentliche Rolle. Sie dient einerseits als Indikator für die konjunkturelle Entwicklung z. B. einer Region, andererseits zur Ermittlung des ökonomischen Risikos von Immobilien. Kann eine Immobilie auf Dauer nicht vermietet werden oder ist ein konstant hoher Leerstand erkennbar, sollte der Assetmanager dringend Maßnahmen ergreifen.

Unsere Visualisierungsempfehlung

In unserem Beispiel analysiert der Assetmanager die Belegung einer Immobilie nach den vorhandenen Flächenarten (Office, Retail, Logistic Area etc.). Aus unserer Sicht eignet sich die Visualisierungsform Tornado besonders dafür, mehrdimensionale und miteinander zu vergleichende Inhalte zu veranschaulichen. Der Tornado lässt beispielsweise die gleichzeitige Abbildung verschiedener Kategorien einer Messgröße und Unterteilung dieser in zwei weitere Kategorien zu.

Abbildung 1 zeigt einen Tornado bestehend aus sechs abgerundeten Balken – einem Balken pro Flächenart. Die Balken unterteilen sich nach Leerstand und belegter bzw. vermieteter Fläche, kategorisiert nach den sechs Flächenarten. Um die Darstellung in Mengenangaben (hier Quadratmeter) visuell zu verdeutlichen, sind die Balken abgerundet. Die belegte bzw. vermietete Fläche wird durch schwarze Balken dargestellt, die als „normaler“ Ist-Zustand zu verstehen sind, während die leerstehende Fläche in Gelb, eine Warnung signalisiert. Je größer der Anteil gelber Balken – also Leerstand – in einer Immobilie ist, desto negativer übt sich der Einfluss auf die Rentabilität der Immobilie aus. Der Assetmanager kann aus dieser Ansicht sofort ablesen, wo dringender Handlungsbedarf besteht, der zur Steigerung der Vermietungsquote und somit zum Absenken des Leerstands führt. Auch bei dieser Art der Visualisierung spielt das Farbkonzept eine entscheidende Rolle. Anders als bei der Rot-Grün-Logik wird hierbei Gelb als Warnfarbe und Schwarz als Ist-Zustand eingesetzt. Die Warnfarbe kann natürlich individuell festgelegt werden.

Volumen und Restlaufzeit der Mietverträge

Das Volumen und die Restlaufzeit seiner Mietverträge helfen dem Assetmanager, zukünftige Ausfallrisiken an Einnahmen zu minimieren und Leerstände zu vermeiden. Die standardisierte Visualisierung dieser Kennzahl ermöglicht es ihm, Handlungsbedarf rechtzeitig zu erkennen, zu priorisieren und entsprechend aktiv zu werden z. B. durch die Neuverhandlung auslaufender Mietverträge.

Unsere Visualisierungsempfehlung

Mit einer Treemap-Visualisierung lassen sich platzsparend große Datenmengen in einer hierarchischen Anordnung abbilden. In unserem Beispiel nutzen wir sie, um die Vermietungsstrukturen eines Objektes (siehe Abbildung 2) anzuzeigen. Die Größe der Rechtecke symbolisiert die Höhe der Mieteinahmen, zeigt also, wie ökonomisch wichtig der einzelne Mieter ist. Die Färbung steht für die Restlaufzeit des Mietvertrages: Je dunkler eine Fläche ist, desto kürzer ist die Restlaufzeit. Diese minimalisierte Darstellung hilft dabei, die Volumen und Restlaufzeit der Mietverträge auf einen Blick in Relation zu sehen, ohne konkrete Zahlen vergleichen zu müssen.

Für den Asset- und Propertymanager hat die intuitive Verwendung der Treemap große strategische Relevanz. Durch die Berücksichtigung der Volumina und Restlaufzeit von Mietverträgen kann frühzeitig gegen ungewünschte Entwicklungen agiert werden. So können Sie Risiken und akuten Handlungsbedarf minimieren.

Auf einen Blick kann man in unserem Beispiel (Abb. 2) erkennen, dass Mieter 011829 ein sehr großes Mietvolumen belegt, aber nur noch eine kurze Restlaufzeit des Mietvertrages besteht. Hier ist also dringender Handlungsbedarf geboten, um unerwünschten Leerstand zu vermeiden.

Sie sehen, eine erfolgreiche Visualisierung muss nicht kompliziert sein. Mit einfachen Mitteln und Darstellungsoptionen können Sie Ihre wichtigsten KPIs übersichtlich und verständlich abbilden. Das Wichtigste ist dabei ein einheitliches Visualisierungskonzept. Wir arbeiten seit vielen Jahren aus Überzeugung mit dem IBCS®-Standard und können diesen als Orientierung empfehlen, um Ihre eigene Reporting und Dashboarding Guideline zu entwickeln.

Konnten wir Ihre wichtigsten Fragen zum Thema Datenvisualisierung und Reporting in der Immobilienbranche beantworten? Haben wir Ihnen gezeigt, dass man schon mit einem überschaubaren Aufwand und der Einhaltung von festgelegten Richtlinien viel bewirken kann? Unsere Experten helfen Ihnen gerne dabei, ein für Sie passendes Visualisierungskonzept zu entwickeln und zu implementieren. Schreiben Sie uns einfach. Weitere Informationen zum Thema Information Design finden Sie auch auf unserer Webseite. Bis dahin freuen wir uns auf Ihre Kommentare und Fragen.

Nehmen Sie Kontakt auf und sprechen Sie direkt mit unserem Experten.