Reporting für die Immobilienbranche. So visualisieren Sie die 5 wichtigsten KPIs

Bei unserem Besuch auf der EXPO REAL haben wir deutlich gespürt, dass die Themen Reporting und Dashboarding in der Immobilienbranche immer mehr an Relevanz gewinnen. In den Gesprächen mit Experten aus der Branche hat sich bestätigt, dass eine gute Datenvisualisierung unerlässlich ist. Immer wieder wurden wir nach Lösungen gefragt, wie wichtige KPIs in Berichten und Dashboards bestmöglich dargestellt werden können. Signifikante Veränderungen und Abweichungen müssen schneller erkannt werden können, damit die unterschiedlichen Stakeholder ah-hoc einen Überblick über die aktuelle Performance bekommen.

Dieses große Interesse haben wir zum Anlass genommen, um Ihnen Möglichkeiten vorzustellen, wie branchenwichtige KPIs im Real Estate Asset Management visualisiert werden können. Wir haben die aus unserer Sicht fünf wichtigsten KPIs für die Immobilienbranche ausgewählt (NOI, Immobilienrendite, Mietpreise, Belegung nach Flächenarten sowie Volumen und Restlaufzeit der Mietverträge) und stellen Ihnen in dieser dreiteiligen Blogreihe beispielhaft ihre Visualisierung vor. Für welchen Visualisierungsstandard Sie sich entscheiden, liegt bei Ihnen. Grundsätzlich gilt aber, dass die Nutzung eines Standards unbedingt notwendig ist, um die Vergleichbarkeit und eindeutige Interpretation der Reports zu gewährleisten. Wir haben uns für die Darstellung von Diagrammen und den Aufbau von Berichten und Dashboards an dem klaren und einfach verständlichen Visualisierungsstandard IBCS® orientiert. Wir können auf jahrelange Erfahrung mit dem Konzept zurückblicken und arbeiten in unserem Team mit drei zertifizierten IBCS®-Experten. Sie unterstützen Sie fachmännisch bei der Entwicklung einer Visualisierungs- und Reporting-Guideline und helfen bei der Konzeptionierung von Berichten und Reports.

Durch unsere enge Zusammenarbeit mit großen Immobilienunternehmen wissen wir um die komplexen Reportinganforderungen der Branche. Die finanzstarke Immobilienwirtschaft ist gekennzeichnet durch hohe Investitionsvolumina, komplexe (Teilhaber-) Strukturen, lange Laufzeiten und starke gesetzliche Regularien. Das erfordert ein hohes Maß an interner und externer Transparenz und Auskunftsfähigkeit, um rentabel und verantwortungsvoll zu wirtschaften.

Egal ob Asset- oder Propertymanager, Fondsmanager, Controller oder der Finanzvorstand, von einer klaren und eindeutigen Geschäftskommunikation profitieren alle. Vor allem aber den Portfolio-, Asset- und Propertymanagern kommt das zugute. Sie verantworten die aktive Planung, wertbeeinflussende Steuerung und Kontrolle einzelner Wirtschaftseinheiten oder gesamter Immobilienportfolios. Ihre Herausforderung liegt darin, die Performance der gesamten Assets und Portfolios im Überblick zu behalten und auch ihren Stakeholdern gegenüber Transparenz zu garantieren.

Das Net Operating Income (NOI)

Jeder Eigentümer stellt sich die Frage, ob seine Immobilien rentabel sind. Mit dem Net Operating Income (NOI) wird die Summe der Einkünfte aus Vermietung, Verpachtung und sonstigen Einnahmen wie z. B. der Vermietung von Werbeflächen berechnet. Hierbei werden Leerstandskosten und nicht umlagefähige Bewirtschaftungskosten einer Immobilie in der Rechnung berücksichtigt. Zins- und Tilgungszahlungen, sowie Steuern fließen nicht in die Ermittlung der Kennzahl ein. Das NOI entspricht also dem Jahresreinertrag einer Immobilie. Für Vermieter und Investoren stellt er ein wesentliches Instrument zur Wertermittlung dar und dient als Grundlage für die korrekte Kaufpreisfindung. Eine klare und eindeutige Visualisierung ermöglicht höchstmögliche Transparenz und erlaubt es, auf einen Blick die wichtigsten Informationen zu erkennen.

Abbildung 1

Unsere Visualisierungsempfehlung

In unserem Beispiel (siehe Abbildung 1) wird durch den Assetmanager der NOI einer Immobilie für das Geschäftsjahr 2018 berichtet. Der aktuelle NOI (AC: Januar – September) oder der hochgerechnete NOI (FC: Oktober – Dezember) wird mit dem Ergebnis des Vorjahres (PY) verglichen. Zur Darstellung der Kennzahl empfehlen wir ein Säulendiagramm als Overlay. Nach den IBCS®-Standards ist die grafische Gestaltung wie folgt festgelegt: schwarz solid (AC), grau solid (PY) und schraffiert (FC).

Zur visuellen Verdeutlichung der Entwicklungen des NOI im Vergleich zum Vorjahr, werden die Ergebnisse ergänzend als absolute und relative Abweichungen in einer mehrstufigen Visualisierung (Multiple Template) zusammengefügt. Wie in Abbildung 1 erkennbar, befindet sich das zunächst genannte Säulendiagramm im unteren Drittel der Visualisierung. Das mittlere Drittel wird durch die absoluten Abweichungen, welche einheitlich zum Säulendiagramm skaliert sind, ausgefüllt. Das Thema Skalierung ist immer dann wichtig, wenn es um die Vergleichbarkeit von Werten in unterschiedlichen Visualisierungen geht. Die relativen Abweichungen, dargestellt in sogenannten Pins, befinden sich im oberen Drittel des Multiple Templates. Die Abweichungen werden unter Berücksichtigung einer Rot-Grün-Logik visualisiert. Eine positive Abweichung ist dabei grün und eine negative rot. Der Vorteil dieser mehrstufigen Visualisierung liegt auf der Hand. Durch die farbige Kennzeichnung werden alle Abweichungen sofort erkannt und eingeordnet. Je nach Bedarf können sowohl die absoluten als auch die relativen Abweichungen abgefragt und in Relation gesetzt werden.

Abbildung 2

Wünscht der Assetmanager für seine Immobilie eine detaillierte Übersicht zur Herleitung des NOI, empfehlen wir ein objektbezogenes Wasserfalldiagramm. Dieses besteht aus vier Visualisierungselementen: zwei vertikal angeordneten Wasserfalldiagrammen, die um die bereits bekannten Darstellungen der absoluten und relativen Abweichungen ergänzt werden. Dadurch können Sie Ertrags- und Aufwandsentwicklungen eindeutig und schnell ablesen (siehe Abbildung 2).

Auch in diesem Fall wird die Entwicklung des NOI im Vergleich zum Vorjahr aufgezeigt. Dies geschieht jedoch nicht, wie in Abbildung 1, in einem Zeitstrahl auf Monatsebene, sondern gegliedert nach einzelnen Konten. Nach dem angewendeten Visualisierungsstandard IBCS® werden Konten vertikal visualisiert, zeitliche Kategorien horizontal. Dieses Vorgehen garantiert höchstmögliche Transparenz und Interpretation der einzelnen Konten und der Entwicklung des jeweiligen NOIs. Die einzelnen Ertrags- und Aufwandskonten, wie z. B. Mieteinkünfte (Rental Income), Umsatz (Revenue) und Ausgaben (Expenses) werden tabellarisch angeordnet. Ergänzt wird die Auflistung um zwei Wasserfalldiagramme. Jedes Diagramm steht hierbei für ein Jahr – Vorjahr (PY) und aktuelles Jahr (AC). In der Ergebniszeile findet sich das Ergebnis des NOI des Mietobjektes wieder.

Zur Unterstützung und Erhöhung von Aussagekraft sowie Informationsdichte haben wir das objektbezogene Wasserfalldiagramm um zwei weitere Ebenen ergänzt – die absoluten und relativen Abweichungen zum Vorjahr (PY).

Die Abweichungen zwischen den aktuellen (AC) und den Vorjahreswerten (PY), werden in weiteren Säulendiagrammen unter Verwendung der bereits beschriebenen Rot-Grün-Logik visualisiert.

Am Beispiel der Visualisierung des NOI kann man sehr schön sehen, wie ein einheitliches und klares Konzept dabei hilft, die wichtigsten Informationen auf einen Blick erfassbar zu machen. So werden Ihre Daten zu einer validen Entscheidungsgrundlage für Ihre Geschäftsentscheidungen. Aber natürlich ist der NOI nicht die einzige Datenbasis. Lesen Sie im nächsten Beitrag, wie Sie Immobilienrendite und Mietpreise standardisiert abbilden können und welche Vorteile das für Ihr Unternehmen hat. Weitere Informationen über Information Design finden Sie auch auf unserer Webseite. Bis dahin freuen wir uns auf Ihre Kommentare und Fragen.

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